4.671 dentistas, 28 correos y un webinar: así montamos el lanzamiento de Clinical Scale
Clinical Scale es nuestro software para clínicas dentales. Para lanzarlo no compramos una lista ni montamos una campaña de anuncios y a esperar: armamos un embudo completo alrededor de un webinar en directo con una dentista. Cinco semanas, 309 inscritos y 11 demos con clínicas después, aquí va el método pieza por pieza, para que lo puedas copiar en tu sector.
Toni Delgado
Plataforma e integraciones de IA · Automix Labs
El embudo, en cifras
Del 25 de septiembre al 29 de octubre de 2026. El webinar fue el 29 de septiembre a las 20:30 y hubo un segundo directo de dudas el 5 de octubre.
- Dentistas contactados por correo4.671
- Invitaciones por WhatsApp1.833
- Inscritos al webinar309
- Demos con clínicas en cinco semanas11
28
correos en todo el embudo
7
tandas escalonadas de captación
0
quejas de spam y 0 rebotes entre los inscritos
0–0,7 %
de bajas por envío
70 %
de WhatsApp leídos el día del webinar
11
demos del 25/09 al 29/10
La secuencia completa
Un embudo no es una lista de correos: es un camino con etapas, y en cada una el contacto tiene que hacer una sola cosa para pasar a la siguiente.
Captación por cohortes
La base se dividió en 7 tandas escalonadas. Cada tanda recibe la invitación al webinar en su día, no todas a la vez.
Prelanzamiento
Correos antes del directo que presentan el tema y a quien lo va a contar.
Recordatorios
Del webinar, por correo y por WhatsApp, a quien se ha inscrito. El directo fue el 29/09 a las 20:30.
Venta, V1 a V10
Diez correos después del directo, hasta la fecha de cierre de la oferta. En medio, un segundo directo de dudas el 05/10.
Demo
Quien quiere verlo reserva una demo en el calendario. Desde ahí sigue un comercial, con su tarea en el CRM.
El método, pieza por pieza
Ninguna de estas piezas es nueva por separado. Lo que hace que funcionen es que están conectadas: cada una sabe qué ha hecho el contacto en la anterior.
Un webinar que da una dentista, no un comercial
El directo lo dio la Dra. Marta Giménez, dentista y cofundadora del producto, con un título que habla del negocio de quien escucha: «Los 4 números que deciden la rentabilidad de tu clínica dental». No es una presentación de software: es una clase útil aunque no compres. El producto aparece al final, como la forma de tener esos números a mano.
Segmentación por cohortes para cuidar el dominio
Mandar 4.671 correos de golpe desde un dominio que no está acostumbrado es la forma más rápida de acabar en la carpeta de spam, y de ahí cuesta mucho salir. Por eso la captación fue en 7 tandas escalonadas: cada una se mira antes de enviar la siguiente. Cada correo lleva pie de baja y baja en un clic.
Una secuencia con un objetivo por etapa
Captación, prelanzamiento, recordatorios, venta (V1 a V10) y demo: 28 correos en total. Cada etapa tiene un solo objetivo (apuntarse, asistir, reservar una demo), y el contacto avanza de etapa cuando lo cumple.
WhatsApp con plantillas aprobadas por Meta
Una invitación por WhatsApp a 1.833 contactos y, para los inscritos, los recordatorios y avisos del directo, todo con la API oficial y plantillas aprobadas por Meta. El correo se lee cuando se lee; el WhatsApp de «empezamos en una hora» se lee en ese momento. El día del webinar se leyó el 70 %.
Una oferta con fecha de cierre y un contador
La oferta de lanzamiento tenía fecha de fin, y la web la enseñaba con un contador. Una fecha real ordena toda la secuencia de venta: los correos cuentan los días que quedan de verdad y no hace falta inventar urgencias.
Dos páginas: /webinar y /demo
La página del webinar se quedó como página permanente, no como un evento que caduca al día siguiente. Y la página de demo lleva el calendario incrustado: se elige hueco y se reserva sin escribir a nadie.
Todo trazado en el CRM
Cada contacto entra con su etiqueta de origen (los UTM del enlace por el que llegó), pasa por un embudo de ventas por etapas y, cuando reserva una demo, genera una tarea para el comercial que le toca. Hay además un campo para el partner que trae clínicas, para que el seguimiento con él salga del mismo sitio.
La propuesta, por WhatsApp desde el CRM
Después de cada demo la propuesta sale por WhatsApp y por correo desde el propio CRM, con una plantilla aprobada. La clínica la tiene en el canal que mira, y en su ficha queda constancia de qué se le envió y cuándo. Varias clínicas están probando además una clínica de prueba con datos ficticios.
Lo que aprendimos
- Medir por UTM y por etapas vale más que las aperturas. Las aperturas se inflan solas en algunos programas de correo y no dicen quién se ha apuntado. El origen de cada inscrito y la etapa en la que está dentro del CRM sí: dicen qué canal trae gente y cuál solo hace ruido.
- WhatsApp, con plantillas de utilidad y solo a quien se inscribió. Los recordatorios por WhatsApp funcionan porque los espera quien se ha apuntado. Usarlo como canal masivo de publicidad gasta su mejor virtud, que es que se lee.
- El volumen se sube por tandas. Escalonar los envíos permite ver cómo responde cada cohorte antes de seguir. Las bajas se quedaron entre el 0 y el 0,7 % por envío.
- Quien da la cara tiene que ser del sector. Una dentista hablando de los números de una clínica no suena a anuncio. El contenido útil hace el trabajo de captación; el producto llega después.
- Cada correo, una idea y una acción. Diez correos de venta no pueden ser diez veces el mismo argumento. Si cada uno trata una sola cosa y pide una sola acción, se leen hasta el final.
- Que el comercial no tenga que buscar nada. Cuando la demo llega, el comercial ya tiene la tarea, el origen del contacto y su historial. La llamada empieza por la clínica, no por «¿y tú cómo nos conociste?».
Si quieres ver cómo es el producto que se lanzó, lo contamos en el artículo de lanzamiento de Clinical Scale, y cómo se hacen bien los recordatorios por WhatsApp en una clínica, en esta guía.
Lanzamientos y captación
Esto lo montamos para cualquier lanzamiento o captación
Un producto nuevo, una temporada, una base de clientes antiguos que reactivar: el método es el mismo. Webinar o evento, correos por cohortes, WhatsApp con plantillas aprobadas, páginas con calendario y todo trazado en el CRM Automix, para que tu equipo comercial sepa a quién llamar y por qué. Cuéntaselo a Carlos en 30 minutos.
De dónde salen las cifras
Son datos propios del CRM y de los envíos del lanzamiento de Clinical Scale, entre el 25 de septiembre y el 29 de octubre de 2026. Los 4.671 contactos son los del envío por correo del 29 de septiembre. Las quejas de spam y los rebotes se refieren a los inscritos. No publicamos nombres de las clínicas que han hecho demo.